"Sikap Pentadbir Terhadap Penggunaan Komputer Dalam Pengurusan Sekolah" Oleh Abang Ahmad Ridzuan dan Salawati Talib

Pengenalan

Dalam dunia alaf ini, boleh dikatakan komputer telah menjadi suatu alat yang amat
penting dan telah meresapi semua aspek kehidupan termasuklah bidang pendidikan.
Komputer kini bukan sahaja digunakan sebagai alat bantu dalam pengajaran dan
pembelajaran di sekolah-sekolah, malah peranan komputer telah menular pula dalam
bidang pentadbiran dan pengurusan sekolah.
Menurut Chee Liew Seong (1986), penggunaan komputer dalam pendidikan meliputi
bidang pengurusan, pembelajaran dan pengajaran, dan pengajian dalam komputer.
Rofidah Sahan Mustafa (1989:3) menegaskan tentang peranan komputer dalam
pentadbiran sekolah seperti berikut:

The computer is a rich and complex tool that is increasingly
being used in many functional areas. With this in mind, the usage of
computer in the school administration should be explored.

Menyedari kepentingan penggunaan komputer dalam pentadbiran, Kementerian
Pendidikan Malaysia telah meluluskan tender bagi melengkapkan semua Jabatan
Pendidikan Negeri dengan komputer untuk melicinkan pentadbirannya. (New Straits
Times, 3 Ogos 1989). Dalam usaha ini juga, Pejabat Pendidikan Daerah Cameron
Highlands telah menganjurkan kursus dan bengkel komputer untuk pentadbirpentadbir
agar dapat melahirkan pentadbir sekolah yang benar-benar cekap serta
mampu mengikut perkembangan arus perdana yang berasaskan teknologi maklumat. (Utusan Malaysia, 27 Disember 1997:39).

Oleh kerana sekolah-sekolah di Malaysia telah menjadi semakin kompleks, maka
cabaran yang harus dihadapi juga turut meningkat. Sekolah perlu memastikan
pengurusannya adalah cekap dalam menguruskan sumber manusianya , tepat dalam
penilaian prestasi dan berkesan dalam membuat keputusan. Namun begitu,
pentadbiran yang masih beroperasi secara manual sudah pasti bakal menghadapi
berbagai-bagai masalah. Cheever et. al. (1986) telah menyenaraikan tujuh masalah
pengurusan jika dilaksanakan secara manual :

(a) Maklumat yang tidak mencukupi dan kurang tepat.
(b) Maklumat yang tidak seragam.
(c) Masalah memperolehi maklumat yang telah disimpan.
(d) Masa yang lama diperlukan untuk mengumpul dan memproses data-data
(e) Tidak cukup masa untuk menganalisis data dan membuat perancangan.
(f) Sukar untuk membuat inferensi dan integrasi di antara maklumat.
(g) Tidak dapat menyebarkan maklumat dalam masa yang ditetapkan dan dalam
format yang sebenar.

Cheever et. al. (1986:25) juga menegaskan, penggunaan komputer dalam pentadbiran
boleh mendatangkan kebaikan. Menurutnya:
Advantage using computers in school administration is that each
administrator can have electronic access to the same files of data and
can retrieve them in the form which he or she needs at the moment.
With computer, it becomes possible to develop an integrated
information management system.


Beliau juga memberikan empat matlamat yang boleh dicapai dengan penggunaan
komputer dalam pentadbiran:
(a) Mengurangkan kos pentadbiran
(b) Meningkatkan kecekapan dalam operasi pentadbiran
(c) Meningkatkan output sesuatu organisasi
(d) Menyokong program pengajaran dan pembelajaran


Peranan Komputer dalam Pentadbiran Sekolah

Memandangkan iklim sekolah kini yang semakin rencam, tugas pentadbirannya juga
menjadi bertambah rumit. Saiz sekolah yang semakin besar menyukarkan guru
menilai prestasi pelajar dengan jitu. Oleh itu, sekolah disarankan menggunakan
komputer sebagai instrumen pengendalian pengurusan dan pentadbiran (Wan Mohd.
Zahid, 1993). Crawford (1985) pula telah menyenaraikan empat situasi utama yang
memerlukan bantuan komputer dalam pentadbiran di sekolah, iaitu:

(a) Apabila banyak data hendak diproses mengikut prosedur tertentu.
(b) Apabila memproses maklumat merupakan tugas yang kerap dilakukan
(c) Apabila memproses maklumat perlu dilakukan dengan pantas
(d) Apabila tidak praktikal melakukan sesuatu tugas secara manual.

Di sesebuah sekolah, penggunaan komputer dapat memenuhi beberapa fungsi
pemperosesan data, contohnya untuk membantu pihak pentadbir mengurus sekolah
dengan lebih cekap (Visscher,1992). Fungsi-fungsi ini dapat diringkaskan seperti
berikut:

(a) Mengemaskini data: memperbaharui dan memasukkan semua perubahan yang
berlaku di persekitaran sekolah atau pun dalam sekolah itu sendiri. (contohnya: data
permohonan pelajar dimasukkan ke dalam sistem pengkalan data).
(b) Pencarian data dan penghasilan dokumen: melaporkan apa yang berlaku di
sekolah serta membuat diagnosis terhadap data yang diperolehi bagi membuat laporan
dan tindakan. (contohnya: laporan tentang pelajar yang masih perlu menghantar data
untuk kegunaan sekolah).
(c) Membantu membuat keputusan: terdapat sesetengah
masalah yang berstruktur di mana penyelesaiannya adalah terhad dan cara untuk
menyelesaikannya telah sedia diketahui. Untuk masalah yang tidak berstruktur di
mana ianya memerlukan kajian yang teliti untuk diselesaikan, komputer dapat
membantu pentadbir dalam membuat keputusan dan mencari jalan penyelesaian yang
sesuai. Ini adalah kerana komputer dapat memberikan maklumat-maklumat yang
diperlukan dengan pantas dan mudah.
(d) Membuat keputusan: komputer sendiri berupaya membuat keputusan
berdasarkan maklumat yang ada. (contohnya: apabila ciri-ciri kenaikan pangkat
dipenuhi oleh seseorang maka secara automatik keputusan untuk menaikan
pangkatnya boleh dibuat)
(e) Komunikasi: sistem jaringan yang "on-line" antara satu tempat dengan tempat
yang lain membolehkan pertukaran dan penyebaran maklumat berlaku. (contohnya:
data kedatangan pelajar dapat diedarkan melalui komputer).
Oleh itu, tugas pentadbiran sekolah mestilah dilakukan dengan bantuan komputer
supaya pengurusan dan pentadbiran sekolah akan menjadi lebih cekap dan berkesan.

Persoalannya, apakah pentadbir di sekolah telah bersedia untuk mentadbir sekolah
dengan teknologi baru ini? Apakah sikap mereka dalam merealisasikan penggunaan
komputer dalam pentadbiran sekolah? Kesemua persoalan ini mestilah digarap
terlebih dahulu bagi memastikan apa yang diingini dapat dilaksanakan.